كيف تكون أكثر إنتاجية ؟.. إليك 5 خطوات بسيطة لإنجاز المهام اليومية

إذا كنت تريد إصلاح عادات العمل الخاصة بك وتصبح أكثر إنتاجية خلال اليوم  فإننا ننصحك بشدة بقراءة هذه المفاهيم الأساسية والتي ستساعدك على التطور في العمل بشكل يومى من أجل إنجاز المهام اليومية.

1- قم بتسجيل الملاحظات

إستخدم دفتر ملاحظات أو أى أداة لإدارة المهام اليومية سواء عبر الإنترنت أو تطبيق على الموبايل أو أي طريقة تفضلها لتدوين كل شيء يشغل انتباهك الآن. يجب أن يتم التقاط جميع المهام كبيرة وصغيرة وشخصية ومهنية وعمليّة وأى فكرة تشغل بالك.

وكما يقول ديفيد ألين إجمع ما جذب انتباهك. تحتاج إلى ترتيب كل هذه الفوضى التى تدور داخل رأسك وتقوم بتحويلها إلى أفكار مكتوبة على ورق قبل أن تبدأ في التعامل معها بشكل صحيح.

2- توضيح الأفكار التى سجلتها

والآن بعد أن جمعت كل شيء وسجلته في مكان موثوق به، فقد حان الوقت لمعرفة ما يعنيه كل ذلك. انظر إلى شيء من القائمة التي جمعتها ومن ثم ابدأ بالتفكير، “هل من الممكن القيام بذلك؟” إذا لم يكن ذلك ممكنًا أو غير ممكن في الوقت الحالي، فإما أن تقرر التخلص منه أو تقديمه كمرجع. إذا كانت الإجابة بنعم، فقرر ما هي الخطوة التالية التي يمكنك اتخاذها بخصوص هذه الفكرة والتى تقربك من إكمال هذه المهمة. إذ كان تنفيذ هذه المهمة يستغرق الأمر أقل من دقيقتين فافعله على الفور. إذا لم يكن الأمر كذلك ففوض الأمر الى شخص آخر إذا أمكن ذلك، أو قم بوضعها في قائمة المهام التي ستحصل عليها عندما تستطيع ذلك.

3- قم بتنظيم الوقت

الآن فقد حان الوقت لتجهيز نفسك عندما يكون لديك الكثير على قائمة المهام المطلوبة، فمن الطبيعي أنك ستبدأ بالعمل مباشرة  بدلاً من أن تأخذ بعض الوقت لترتيب وتنظيم المهام.ولكن على الرغم من ذلك فإن تحديد بعض الوقت لتنظيم وقتك وترتيب أولوياتك ستنشئ فكرة أكثر وضوحًا عما يجب عليك فعله بعد ذلك، وستتمكّن من اجتياز عملك بشكل أسرع.

قم بإنشاء سلسلة من القوائم وقسِّم مهامك بشكل مناسب، على سبيل المثال رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وغيرها من المهام.

إذا كانت هناك مهمة تتطلب فى تنفيذها العديد من الخطوات فقم بتقسيمها الي أجزاء أولية ومن ثم قم بتنفيذ كل جزء على حده، ولا تنسى أن تنظيم الوقت من الأسباب التي تجعلك أكثر إنتاجية

• 10 أسباب لتضييع الوقت خلال اليوم وكيفية التغلب عليها من أجل تنظيم الوقت

4- قم بمراجعة نفسك كل فترة

القوائم المنظمة كلها جيدة ولكن إذا لم تراجعها كثيرًا فستصبح مجرد صانع قائمة إلزاميًا ولكن ليس منتجًا أيضًا! قم بالإطلاع على قوائمك كلما كان ذلك ضروريًا لمساعدتك في معرفة أكثر الأمور إلحاحًا والتي يلزمك فعلها بعد ذلك. سيساعدك هذا التأمل وإعادة التقييم المتكرران على تحديد أولويات المهام الخاصة بك بشكل صحيح، كما يجنبك التراكم المخيف الذي قد يحدث فى المهام والتي كان يجب عليك إكمالها منذ أسابيع.

5- قم بالانخراط في العمل

لقد أعددت نظامًا رائعًا لمساعدة نفسك في تنظيم وتنفيذ مهامك بشكل ممتاز. الآن عليك أن  تقوم بتنفيذها.

سيساعدك إختيار الأشياء في ترتيب الأولويات على إكتساب الإحساس بالإنجازات كل يوم، وستلاحظ أنك تعجّل في عملك كما لو كان عمل أحد غير.

لا تنسَ إن هذه الإنجازات الصغيرة التي تحققها كل يوم مع مرور الوقت ستتحول إلى ما يشبه الإدمان، وقبل أن تفيق من هذا الإدمان حينها ستفاجأ بأنك وصلت إلي أهدافك التي كنت قد حددتها في بداية المشوار.