انت الحكاية والمستقبل

10 أسباب لتضييع الوقت خلال اليوم وكيفية التغلب عليها من أجل تنظيم الوقت

10 أسباب لتضييع الوقت خلال اليوم وكيفية التغلب عليها من أجل تنظيم الوقت

هل تشعر أنك لا تملك الوقت الكافي؟ هل تشعر أنك لا تستطيع تنظيم الوقت ؟ هل أنت دائما تندفع من مسؤولية إلى أخرى بدون وقت لنفسك؟ هل لديك فقط شعور بأنك تضيع الوقت؟

انت لست وحدك.

ووفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة Gallup فإن 61٪ من الأمريكيين العاملين يزعمون أنهم ليس لديهم الوقت الكافي لفعل ما يريدون، علاوة على ذلك يشعر 68٪ من الناس بأنهم لا يحصلون على قسط كافٍ من الراحة، ولكن هل هذا في الواقع نتيجة تحميله مسؤوليات أكثر من اللازم؟ أم أنها ببساطة نتاج إدارة الوقت السيئة؟

في هذه المقالة، سنفحص جميع الطرق التي تضيّع بها الوقت وكيفية التوقف عن فعل ذلك و كيفية تنظيم الوقت … بدءًا من الآن.

1. تتبع عادات البريد الإلكتروني السيئة

تنظيم الوقت بتتبع عادات إيجابية في التعامل مع البريد الألكتروني
تنظيم الوقت بتتبع عادات إيجابية في التعامل مع البريد الألكتروني

من المحتمل أنك تضيع وقتًا في البريد الإلكتروني دون أن تدرك ذلك  سواء كان ذلك يستغرق وقتًا طويلاً لصياغة رسائلك مما يسمح لمؤشرات البريد الإلكتروني الخاصة بك بالتصعيد إلى نسب لا يمكن السيطرة عليها  أو السماح لجهات الاتصال غير المهمة بالتدخل في يومك.

نقضي 6.3 ساعة في اليوم في التحقق من البريد الإلكتروني  لذلك فمن المؤكد تقريبًا أن جزءًا كبيرًا من الوقت الضائع يحدث في بريدك الوارد.

الطريقة الوحيدة للتأكد من ذلك هي استخدام تطبيق analytics مثل EmailAnalytics لتحليل عادات البريد الإلكتروني وتحديد النقطة التي تهدر فيها معظم الوقت.

بمجرد التعرف على المناطق التي تعاني من مشاكل  ضع خطة لكيفية معالجتها, على سبيل المثال قد تقرر بدء عدد أقل من سلاسل المحادثات أو تعيين حد لمدة 10 دقائق لنفسك عند صياغة بريد إلكتروني جديد.

2. تعلم قول لا

من الصعب أن تقول “لا” لأي شيء ، سواء كان ذلك تكليفًا جديدًا من رئيس ، أو إجتماعًا إجتماعيًا من أحد أفضل أصدقائك. لسوء الحظ ، كل “نعم” الذي تقدمه هو جزء جديد من الوقت سيكون عليك إنفاق شيء قد يكون مفيدًا لك أو لا يكون مفيدًا لك على المدى الطويل.

قد يؤدي قول “لا” إلى إتاحة ساعات من وقتك مع كل حالة ، وطالما كنت مهذباً ومحترماً ، لن يكون هناك أي عواقب على الأرجح. كمكافأة إضافية ، فإن قول “لا” يمكن أن يمكِّنك من توفير أماكن إقامة أقل  وربما يحظى باحترام أكبر من رئيسك وزملائك في الفريق.

3. اتخاذ قرارات أسرع

أنت تقضي المزيد من الوقت في حالة تردد مما تدركه, قد يكون لديك جدل داخلي حول ما إذا كنت ستبدأ هذا المشروع الآن في تمام الساعة الرابعة بعد الظهر  أو انتظر فقط لبدء العمل صباح الغد.

قد لا تتخذ إجراءً بشأن إحدى المهام لأنك تعرف أن هناك احتمالًا بتفويضها في المستقبل.

على أي حال  فإن كل دقيقة تنفقها في التفكير في قرارك تعتبر دقيقة محتملة  على إفتراض عدم وجود معلومات جديدة يجب وضعها في الاعتبار, إحرص على اتخاذ قرارات أسرع.

4. ضع لنفسك حدود وتمسك بها

كم عدد المرات التي تفقد فيها خلاصات الشبكات الاجتماعية على مدار اليوم  أو تجد نفسك تتجول في لعبة الجوّال التي قمت بتنزيلها؟

هناك احتمالات تضيع مزيدًا من الوقت على هذه التطبيقات التي تعمد مص وقتًا أكثر مما تعرفه.

لحسن الحظ ، هناك طرق لتعيين حدود زمنية لنفسك حتى تتمكن من تقليل هذا الوقت إلى رقم ثابت ومعقول.

إذا كنت تستخدم جهاز iOS ، فيمكنك استخدام الوصول المرشد من Apple لتقييد إمكانية الوصول إلى التطبيقات الأخرى على هاتفك ، أو إذا كنت تستخدم نظام التشغيل Android ، يمكنك استخدام تطبيق مثل AppDetox لتعيين حدود دقيقة لتطبيقات معينة والتى تعرف أنها تضيع من وقتك.

5. خذ الكثير من الاستراحات

في منتصف يوم عملك من الطبيعي أن تفكر أن إنفاق ساعة واحدة فقط على العمل  بدلاً من أخذ استراحة غداء سيؤدي إلى إنتاجية أعلى ولكن ليس بالضرورة أن يكون هذا هو الحال.

تنظيم الوقت عن طريق أخذ استراحات كافية خلال اليوم لاستعادة نشاطك وحيوتك
تنظيم الوقت عن طريق أخذ استراحات كافية خلال اليوم لاستعادة نشاطك وحيوتك

إن العمل لمدة طويلة دون انقطاع سيصعب عليك التركيز على العمل وهو ما يعني أن مهمة تستغرق عادةً 30 دقيقة قد تستغرق 45 دقيقة أو حتى فترة أطول.

تشير الأبحاث إلى أن النسبة المثالية لفاصل العمل تعمل لمدة 52 دقيقة ، ثم يتم كسرها لمدة 17 دقيقة ، ولكن هذا سيختلف بناءً على نوع العمل الذي تقوم به  وبطبيعة الحال تفضيلاتك الفردية.

خلاصة القول هي أنك تحتاج إلى أخذ استراحات أكثر طوال اليوم إذا كنت ترغب في الاستفادة القصوى من ساعات العمل الخاصة بك. خلاف ذلك سوف تهدر الطاقة.

6. التشتت الناتج عن الإخطارات

قد تبدو الاشعارات وكأنها تهدر بضع ثوانٍ فقط من وقتك ، ولكن الأبحاث تشير إلى أن الأمر يستغرق أكثر من 23 دقيقة لاسترداد تركيزك بالكامل بعد تشتيت الانتباه.

من المؤكد أن الإشعارات الواردة من عناصر البريد الإلكتروني ومنصات التواصل الاجتماعي  بغض النظر عن الغرض المقصود منها ستجذبك بعيدًا عن أي مهمة تركز عليها.

النظر في إيقاف تشغيلها  قد تكون بلا اتصال لبضع ساعات ولكن ستحصل على المزيد من المهام,  إستنادًا إلى ثقافة مكان عملك قد تحتاج إلى إرسال استدعاءات استباقية للسماح للأشخاص بمعرفة متى ومدة العمل بلا اتصال.

7. تنظيم الوقت الضائع فى وسائل المواصلات

ما لم تكن تعمل من المنزل ، فأنت تقضي بعض الوقت في التنقل كل صباح.

إذا كان متوسط المسافة في الولايات المتحدة 25 دقيقة تقريبًا في كل إتجاه فهذا يعني أنك تهدر حوالي 5 ساعات أسبوعيًا في السفر الضروري فقط, نظرًا لعدم وجود طريقة للتخلص من هذا الوقت  فإن أفضل خيار لك هنا هو زيادة الإستفادة من ذلك الوقت.

تنظيم الوقت الضائع فى وسائل المواصلات
تنظيم الوقت الضائع فى وسائل المواصلات

قد يؤدي استخدام وسائل النقل العام إلى تحرير يديك واهتمامك حتى تتمكن من التركيز على العمل في طريقك (وتوفر لك المال في نفس الوقت).

ركوب الدراجة الخاصة بك للعمل يمكن أن يوفر لك رحلة إلى صالة الألعاب الرياضية في وقت لاحق وإذا كنت تمسك بالقيادة فيمكنك إجراء مكالمات جماعية دون إستخدام اليدين أو متابعة الكتب المسموعة لتحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة.

8. تخطى الاجتماعات

تُعد الاجتماعات فرصًا أساسية لإهدار الوقت لأنها تضم الكثير من الأشخاص وكثيراً ما تكون منظمة بشكل سيء وتشغل جزءًا كبيرًا من يومك.

يمضي العامل العادي ثلث وقته في الاجتماعات وغالبًا ما يقضي هذا الوقت بشكل غير منتج, إذا كنت تقضي 9 ساعات يوميا فى العمل فهذا يعادل 3 ساعات في اليوم في الاجتماعات ، أو 15 ساعة في الأسبوع.

تخيل أنك إذا قمت بتقليل عدد الاجتماعات التي حضرتها إلى النصف أو إذا قمت بتخفيض عدد الاجتماعات لمدة ساعة إلى اجتماعات لمدة 30 دقيقة  فستوفر على الفور 7.5 ساعات كل أسبوع.

يمكنك تحويل إجتماعاتك إلى تحديثات عبر البريد الإلكتروني للحفاظ على تدفق المعلومات.

9. تفويض المهام للآخرين

العديد من المهنيين المعاصرين يترددون في التفويض  تحت ذريعة أن تدريب شخص ما للقيام بهذه المهمة سوف يستغرق وقتا أطول من القيام بالمهمة بنفسك.

قد يكون هذا صحيحًا  لكنها إستراتيجية قصيرة المدى  تدريب شخص ما للقيام بمهمة متكررة بشكل متكرر هو الاستثمار الذي سيجنبك من الاضطرار للقيام بهذه المهمة مرة أخرى.

قد تخسر بعض الوقت في التدريب اليوم ، لكنك ستتجنب خسائر الوقت إلى أجل غير مسمى في المستقبل, لا تخف من تفويض المهام ذات الأولوية المنخفضة إذا كان ذلك يعني الحصول على مزيد من الوقت للإنفاق على ما تفعله بشكل أفضل.

10. قم بعمل شيء واحد في كل مرة

ثبت بوضوح أن تعدد المهام يؤدي إلى الإضرار بأدائك في كل مهمة تحاول تنسيقها وبعبارة أخرى فإن القيام بمهمة واحدة في وقت ينتهي إلى خيار أكثر فعالية.

قد يبدو الأمر كما لو كنت تدير نافذتين منفصلتين في نفس الوقت هو الشيء الأكثر إنتاجية  لكنه يضع ضغوطا لا داعي لها على عقلك وربما يقلل من جودة عملك في كلا المجالين.

بدلاً من ذلك  ركز على مهمة واحدة فقط في كل مرة ؛ سترتكب أخطاء أقل وربما ينتهي بك الأمر إلى إنهاء كلا المهمتين بسرعة أكبر على أي حال.

استرد وقتك

تتطلب العديد من هذه الاستراتيجيات تغيير العادة ، أو إنشاء أخرى جديدة ، وهذا ليس بالأمر السهل بغض النظر عن مدى التزامك بحل مشكلة مضيعة الوقت.

لحسن الحظ  تحسين إدراكك لهذه المشاكل هو نصف المعركة  وأي خطوات تتخذها لتحسين تلك المشاكل سيكون لها تأثير قابل للقياس على كل من الإنتاجية  وعلى التوازن بين العمل والحياة.

إذا كنت تواجه مشكلة في البدء فابدأ بإحدى النصائح أعلاه وحاول تحسين أسلوب عملك لتحسينه على مدار الأسبوع القادم.

ليس هناك أي عار في النهج التدريجي وقد يكون أفضل في النهاية لمساعدتك في الحفاظ على العادات الإيجابية, لذا توقف عن إضاعة الوقت، من اليوم وستكون أفضل حالاً.

اكتشف أفضل فرص العمل والمنح والتدريبات والكورسات المجانية للطلاب والخريجين من هنا