ما هي مهارات التنظيم وأهميتها لك وكيف تقوم بتطويرها؟

غالبا ما يجد الكثير منا صعوبة في تنظيم حياته سواء في حياته العملية أو الاجتماعية، ويجد نفسه في حيرة من أمره غير قادر على تنظيم الوقت وتقديم واجباته كما يتمنى، أو قد يجد صعوبة في الحضور للاجتماعات في أوقاتها دون تأخير.

وقد يكون السبب هو عدم وضع خطة سليمة فتكون ليست مفيدة للشخص، وتمنعه من تحقيق أهدافه أو ما يرغب في تحقيقه في يومه، فالذي يجب أن يعرفه كل شخص هو كيف يقوم بصقل مهاراته التنظيمية.

وسوف نعرف الآن ماذا تعني المهارات التنظيمية وما هو أثرها على إنتاج وأداء كل شخص في المستويات المهنية  والمستويات الأكاديمية وكيف يمكن لأي فرد تطوير هذه المهارات.

تعريف المهارات التنظيمية

يقصد بها جميع المهارات التي ترتبط ارتباطا وثيقا بتنظيم وترتيب كل شئ كما أنها ترتبط بزيادة الإنتاج ووضع أولويات للمهام الأساسية وإنجاز المهم قبل القابل للتأجيل بالإضافة إلى أنها تضم عدة مهارات ومنها ما يلي:

اقرأ: كيف تكون أكثر إنتاجية ؟.. إليك 5 خطوات بسيطة لإنجاز المهام اليومية

ا- مهارة التنظيم المادي

والتنظيم المادي هو كل ما يتعلق بتنظيم الأشياء المادية، سواء كانت أشياء بالمنزل أو أشياء أخرى على نطاق أوسع، على سبيل المثال ترتيب الغرف بالمنزل أو ترتيب وتنظيم مبنى كامل بحيث تتحقق الراحة للشخص ولمن حوله، إذ أن التنظيم المادي له فوائد متعددة ومنها أنه يؤدي للراحة النفسية  والجسدية، بالإضافة لتوفير الكثير من الوقت الذي قد يهدر عند عدم وجود التنظيم، وفي عدم وجود التنظيم قد يفقد الإنسان الممتلكات الخاصة به وقد يفقد الأشخاص أيضا لذلك لا بد من وجود التنظيم المادي في حياتنا.

2- مهارة التخطيط

يقصد بالتخطيط وضع الخطط الناجحة قبل البدء في تنفيذ أي عمل حيث أن بدون وجود خطة يصبح الهدف حلم وليس واقع يتطلب تحقيقه، وبالنسبة للتخطيط في المشاريع فيعني أن يقوم الشخص بتحديد المصادر والفترة الزمنية التي يتم تنفيذ المشروع بها، ثم يجب أن يقوم الشخص بتوفير تلك المصادر مع تحديد أنسب الأوقات اللازمة بالإضافة إلى وضع الخطط البديلة في حالة حدوث عقبات أو مشكلات في الخطة الأولى.

ولا يقصد بهذه المهارة التخطيط للعمل المهني فقط بل أي عمل يمكن أن يخطط الإنسان له مثلا الأم في المنزل من الممكن أن تخطط لتنظيف بيتها يوميا بحيث تستطيع الانتهاء من عملها مبكرا.

3- مهارة إدارة الوقت

من أهم المهارات التي يجب أن يكون الفرد ناجحا فيها هي مهارة إدارة الوقت حيث أنه إذا كان الفرد فاشلا فيها فإن حياته تصبح كالفوضى.

فالوقت من أهم الأشياء التي يجب أن يحافظ عليها الإنسان ليكون قادرا على إتمام جميع أعماله بالإضافة إلى وجود وقت للراحة والرفاهية، فإن كان أي شخص لديه مشكلة في عدم القدرة على تنظيم وقته فيجب عليه أن يقرأ المقالات التالية:

• كيف ضاع وقتك؟.. 17 سبباً لإضاعة الوقت وكيفية التخلص منهم ومعالجتهم – ج1
• كيف ضاع وقتك؟.. 17 سبباً لإضاعة الوقت وكيفية التخلص منهم ومعالجتهم – ج2
• كيف ضاع وقتك؟.. 17 سبباً لإضاعة الوقت وكيفية التخلص منهم ومعالجتهم – ج3

4- مهارة إدارة المصادر

عندما يفكرشخص ما في تنفيذ مشروع معين فإنه يجب أن يستخدم مصادر موثوق بها، فإن كانت المصادر سليمة ويعتمد عليها فإن الخطة تنجح بالفعل، لذا يجب أن يسعى الفرد لتحسين المصادر المتاحة له، وللتنظيم دور هام في عملية إدارة المصادر حيث أن قدرة الشخص على تحديد المصادر الموجودة يعتبر نوعا من أنواع التنظيم بالإضافة إلى ضرورة استخدام هذه المصادر بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب.

5- مهارة التفويض

ليس من الضروري أن تكون كل الأعمال الملقاة على عاتق الشخص في مشروع ما، أن يديرها كلها بدون تكليف أي شخص ممن هم حوله من المستفيدين، فهناك أشياء كثيرة في الحياة قد يكون الفرد غير قادرا على إنجازها كلها بنفسه، ومع مهارة التفويض يقوم الشخص بوضع الرجل المناسب في المكان المناسب أي يفوض أو يكلف الأشخاص المحيطين به من العائلة أو الأصدقاء بعمل بعض المهام ليساعدوه على إنجاز مهامه لتحقيق أفضل إنتاجية في وقت أسرع.

كيفية تطوير المهارات التنظيمية

لكي يكتسب الشخص المهارات التنظيمية فإنه يمر بعدة مراحل أولها أن يقوم بتنظيم أفكاره داخل عقله ثم يقوم بتنظيم الأماكن التي سيستخدم فيها هذه المهارات بالإضافة إلى محافظته الجيدة على ترتيب وتنظيم الأشياء من حوله، ويجب أن يكون مدركا للنصائح الآتية التي سوف تساعده على الوصول للمهارات السابق ذكرها:

أولا: كيف يقوم الشخص بتنظيم أفكاره

ا- أن يضع قائمة للمهام اليومية

فيجب أن يحدد الشخص المهام التي يريد أن يتمها في يومه ثم يكتبها في أجندة مثلا ثم يبدأ بإنجاز أعماله وكلما أنجز عملا قام بشطبه من الورقة مما يشعره بأنه ينجز أعمالا هامة ويخلصه ذلك من التوتر الذي يواجهه بسبب ضيق الوقت وكثرة الأعمال التي يصعب عليه تذكرها.

2- أهمية كتابة قائمة للمهام العامة

ويقصد بالمهام العامة هي المهام التي يرغب الشخص في إتمامها ليس على مدار اليوم بل هي أمنيات بعيدة المدى ومن الممكن أن يكون هناك أجزاء من تلك الأمنيات يتطلب تحقيقها يوميا، علي سبيل المثال شاب

يرغب في شراء سيارة بعد سنتين فيتطلب منه ذلك أن يعمل بما يقرب من خمسمائة جنيه يوميا فيكون من نظامه اليومي أن يجتهد في عمل ما لتحقيق الخمسمائة جنيه ليشتري السيارة التي هي هدف بعيد المدى.

وكتابة قائمة المهام العامة تساعد الشخص كثيرا في توفير الوقت وإنجاز أعماله بسرعة.

3- أهمية تدوين ملاحظات عند التحدث مع الآخرين

لا يقصد بذلك أن تكتب كل ما يقوله لك الأخرون، ولكن عند الحديث في أمور هامة قد يستفيد منها الشخص فيمكن أن تسجل بعض الملاحظات الهامة فقط كفكرة مشروع أو حل لمشكلة معينة، وقد تساعد تلك الفكرة في الاستفادة منها في أي وقت آخر، وإن لم يستفد منها الشخص فإنها تكون ذكرى في يوم من الأيام.

4- أهمية استعمال منظم سنوي

يستخدم البعض المنظم السنوي ليساعدهم في ترتيب أفكارهم مع بعضها سويا حيث يستخدمونه لكتابة مخططاتهم على المدى البعيد مثل السفر أو المشاريع كما يجب أن يحرصوا على التجديد المستمر له.

5- نظافة العقل أهم شئ

يجب أن ينظف الفرد عقله من الأفكار السلبية والقلق والتوتر الذي يكون عائقا في طريق النجاح، من خلال ممارسة تمرينات التأمل وأن يجعل الفرد تفكيره إيجابيا مما يضمن له أن يكتسب المزيد من المهارات التنظيمية في كافة نواحي الحياة.

ثانيا : ضرورة تنظيم مكان العمل والسكن

ا- شراء صناديق للترتيب

عندما يقرر الشخص تنظيم مكان عمله أو منزله فيجب عليه أن يشتري بعض الصناديق أو الحافظات التي يقوم بحفظ الملفات فيها أو الأغراض الأخرى.

2- وضع عناوين للصناديق

إن خطوة وضع عناوين لصناديق التنظيم هي خطوة ضرورية جدا لأنها تساعد الشخص على العثور على ما يحتاجه في أسرع وقت ممكن فيجب أن يضع ملصقات عليها اسم ما بداخل الصندوق مثل علبة أقلام أو حافظة ملفات عمل وهكذا.

3- تحديد محتوى كل صندوق

كتابة اسم الصندوق فقط لا يكفي بل يجب أن يحدد الشخص محتويات الصندوق بصورة مختصرة مثل أن يكون الصندوق اسمه فن فيتم كتابة تحت كلمة فن الأشياء الموجودة كالألوان والمقصات والأوراق.

4- ضرورة تخصيص مكان بالمكتب للمهام التي أنجزت والتي لم تنته بعد

يجب أن يقوم الشخص بتخصيص مكان بالمكتب للمهام التي أنجزها والمهام التي لم ينته من إنجازها ثم يقوم بإنجاز المهام المتبقية وإضافتها للمهام المنجزة ولهذه الطريقة أثر إيجابي وجميل على شعور الفرد بالإنجاز في العمل.

5- ضرورة أن يتخلص الفرد من كل ما لا يحتاج إليه

عندما يفتش الشخص في مكتبه يجب أن يخرج الأشياء التي لم يستخدمها العام الماضي ثم يتبرع بها أو يتخلص منها بأي طريقة كما يجب أن يتخلص من الأغراض المكسورة بالإضافة إلى أهمية إعادة الأشياء المستعارة لأصحابها.

6- ترتيب الحاسب الآلي أمر هام

إن كان جميع البيت منظم ولكن الحاسب الآلي غير منظم فهذه مشكلة كبيرة لأن تنظيم وترتيب الحاسب الآلي يساعد الشخص على القدرة على العمل بشكل أسرع ويبعث الراحة النفسية في العمل لذا يجب أن يقوم الشخص بحذف الملفات التي ليس لها أهمية وإنشاء ملفات جديدة لوضع الأغراض بها وتنظيف وترتيب الحاسوب بشكل جيد.

ثالثا: أهمية الحفاظ على التنظيم والترتيب

بعد أن يكون الشخص قد اكتسب جميع المهارات التنظيمية وأصبح قادرا على ترتيب وتنظيم حياته، فمن الضروري في هذه الخطوة أن يفكر كيف يحافظ على هذا التنظيم والترتيب بحيث يستمر معه لأطول فترة ممكنة، وحتى لا يضطر كل مره لإعادة تنظيم وترتيب الأشياء، كما يجب عليه أن يتبع الخطوات الآتية ليكتسب روتين يومي يضمن له حياة منظمة، وهذه الخطوات هي:

ا- يجب أن يخصص الفرد عشرة دقائق يوميا ليقوم بالتأكد من أن كل الأشياء بمكانها الصحيح ويرتب الأغراض الجديدة ثم يعيد الذي استخدمه لمكانه مرة أخرى.

2- عندما يضيف الشخص شيئا جديدا كل يوم إلى حياته يجب أن يتخلص من شيء قديم في مقابل الجديد.

3- يجب أن يخصص الفرد مكانا يضع به الأغراض التي لم يعد يستخدمها أو تكون ليست مناسبة له في الوقت الحالي ويجعلها للتبرع مثل الملابس أو الأحذية أو الكتب وغيرها من الأغراض التي تكون نافعة لأشخاص آخرين.

4- يجب ألا ينتظر الشخص إلى أن ينتهي الأسبوع حتى ينظم أشياءه فمن الممكن أن ينظم شيء أمامه في الحال ولكن يجب ألا يترك العمل خصيصا للقيام بترتيب شيء ما، لأن ذلك يسبب قلة الإنتاجية فالانقطاع عن العمل دائما يقلل من إنتاجية الشخص بنسبة خمسة وعشرين بالمائة.

5- أهمية التكنولوجيا في حياتنا كبيرة فيجب أن يستخدم الشخص بعض التطبيقات اللازمة والتي قد تفيده في عمله وينبغي أن يبحث عن الأفضل في التكنولوجيا.

وفي الختام نقول لا داعي للحزن إن كنت شخصا غير منظما أو مرتبا، لأن التنظيم أو الترتيب الجيد هو مهارة من الممكن اكتسابها بالتمرين عليها، فقط كل ماعليك هو أن تبدأ ببعض الخطوات البسيطة طبقا للنصائح التي ذكرناها وسوف تجد أنه أصبح أمرا سهلا جدا ومن روتين يومك وسوف تأخذ القليل من الوقت فقط لتتعود على ذلك وتصبح منظما وستجد الأثر الإيجابي على شخصيتك وحياتك فيما بعد وإن كان لديك أي أفكار جيدة من الممكن أن تضيفها لمهارات التنظيم فلا تتردد في المشاركة مع الآخرين ليستفيد الجميع.